Actualités du CDG82

Les prochaines élections municipales du 15 et 22 mars constituent un évènement majeur pour la gestion des archives communales et intercommunales.

En effet,lors de chaque renouvellement ou changement de municipalité/conseil communautaire, y compris si l’autorité territoriale reconduit son mandat, la rédaction d'un récolement des archives est obligatoire.

Le récolement est l’inventaire topographique des archives de la collectivité, avec indication de l’état de conservation des documents. Annexé à un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives de la collectivité, il sert à formaliser la passation de responsabilité du maire/président sortant au nouveau maire/président, en certifiant de façon contradictoire l’existence des archives à un moment donné, l’élu étant civilement et pénalement responsable de leur intégrité et de leur conservation.

Au-delà de l’aspect réglementaire, cette opération bien maîtrisée, peut également constituer la base d’une mise en œuvre des mesures nécessaires à un bon système d’archivage en mettant en évidence les conditions de conservation des archives et leur état de classement. Ces dernièresconstituent un outil de travail indispensable à une administration efficace.

Afin d’accompagner les communes dans cette opération majeure, et au vu du succès de cette opération en 2020, le Centre de Gestion a décidé de renouveler sa proposition de prestation ponctuelle « Récolement post-électoral ».

Pour les collectivités en convention avec le Service d’Assistance à l’Archivage en 2026, cette prestation sera incluse dans la convention en courssans aucun frais additionnel.

Les collectivités non adhérentes pourront faire appel au Centre de Gestion pour cette prestation au tarif forfaitaire de290 euros, charges et frais de déplacements compris en contactant directement le Service d’Assistance à l’Archivage à l’adresse suivante : assistance.archivage@cdg82.fr

Les récolements seront effectués suite aux élections et se dérouleront jusqu’au 31 décembre 2026 au plus tard.