Foire aux questions
- l’étude des besoins et attentes,
- la prise en charge exhaustive des fonds et leur traitement archivistique,
- la mise en œuvre des éliminations règlementaires,
- la réorganisation des espaces,
- la création d’outils de recherche et de suivi,
- la sensibilisation du personnel,
- la mise à disposition de l’équipe d’archivistes-experts du Centre de gestion.
Ce mode de partenariat poursuit 2 objectifs :
- donner à la collectivité la possibilité d’étaler sur 3 ans l’investissement de l’intervention d’archivage qui, pour le cas d’une commune, peut porter sur 200 à 300 ans d’archives ;
- permettre à la collectivité de bénéficier pendant 3 ans de l’assistance du Service, même après l’intervention, pour tout type de sollicitations (questions, recherches, mises à jour…)
La convention « Mise en place de l’archivage » aura permis de traiter le passif d’archives de la collectivité, de créer un système d’archivage et des outils nécessaires à sa gestion.
A l’expiration de celle-ci, la poursuite du partenariat avec le Centre de gestion sera possible par le biais de la convention « Maintenance » qui permettra de pérenniser et de maintenir à jour l’ensemble de vos archives, à bas coût.
Il n’existe pas de réponse universelle à cette question.
La durée de conservation des archives dépend essentiellement du type de document concerné.
Pour connaître les délais de conservation ainsi que les sorts finaux de chaque typologie, il faut se référer aux tableaux de gestion publiés par le Service interministériel des Archives de France.
- Se référer aux tableaux de gestion en vigueur publiés par le Service interministériel des Archives de France, pour connaître les dates d’échéance des archives ;
- Inscrire dans un bordereau les documents dont la durée de conservation est échue et dont le sort final est la destruction ;
- Transmettre le bordereau au directeur des Archives Départementales pour instruction.
Attention, la destruction d’archives publiques ne doit en aucun cas se faire en dehors de cette procédure ou avant le retour de la validation du bordereau d’élimination.
Les indispensables d’une bonne gestion documentaire :
- un local équipé et spécifiquement dédié à la conservation des archives, qui présente à minima les caractéristiques suivantes : sécurisé, protégé des intrusions humaines ou animales, protégé de l’humidité et de la sécheresse excessive, situé dans un endroit sans risque particulier (eau, feu, vandalisme…), et être assez spacieux pour l’existant d’archives.
- un local de préférence à proximité des services administratifs.
Pour les communes de moins de 2.000 habitants, le code du patrimoine (L212-11) prescrit le dépôt aux Archives départementales des documents administratifs de plus de 50 ans, et des documents de l’état civil de plus de 120 ans.
Dans les faits, ce sont les archives datées de la période monarchique qui sont principalement visées par ce dépôt en Tarn-et-Garonne.
A noter que les communes restent propriétaires des archives déposées et peuvent en disposer pour les besoins du service ou dans le cadre d’une action de valorisation.