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Les Objectifs du programme ACTES :

La loi du 13 août 2004 relative aux libertés et responsabilités locales introduit dans le C.G.C.T. la possibilité pour les collectivités de transmettre leurs actes au contrôle de légalité par voie électronique : programme ACTES.

Ce programme ACTES s'inscrit dans le cadre d'une démarche nationale de simplification et de modernisation de la gestion publique. D'autres procédures dématérialisées suivront, à court ou moyen terme (HELIOS, ...).

Attention :  il ne s’agit pas d’un simple envoi d’email avec pièce jointe.

En effet, les documents ainsi transmis vont avoir la même valeur juridique que leurs homologues papiers. Les transactions vont donc devoir être réalisées à l’aide de dispositifs sécurisés.

  • Du coté de l'Etat, c’est le  MIOMCT. (Ministère de l'Intérieur, de l'Outre-mer et des Collectivités Territoriales) qui fournit aux services préfectoraux les outils logiciels et matériels nécessaires à la gestion des actes dématérialisés (application “ACTES”).
  • Du coté des collectivités, c’est à chacune d’entre elles, de façon individuelle, de mettre en place les outils nécessaires à la dématérialisation et à la transmission sécurisée de ses actes.

La télétransmission des actes au contrôle de légalité repose donc sur l’existence de deux sphères formées par les collectivités et par l’Etat.  Chacune étant responsable du dispositif qu’elle met en place. (Voir schéma).


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Comment fonctionne le système :

Les services préfectoraux  disposent de l’application « ACTES » et des serveurs du MIOMCT (Ministère de l'Intérieur, de l'Outre-Mer et des Collectivités Territoriales).

Les collectivités peuvent décider soit de mettre en place leur propre plate-forme (solution (2) sur le schéma), soit de recourir à un tiers de transmission homologué par le MIOMCT  qui  assure  la  transmission  sécurisée de  leurs  actes  vers l'application du ministère (solution (1)).

L’utilisation d’une telle plate-forme nécessite l’utilisation d’un certificat électronique de classe 3, que la collectivité doit se procurer auprès d’un organisme spécialisé et installer sur les postes informatiques qui assureront la télétransmission.

L'intérêt du système, outre sa simplicité d'utilisation, la réduction des frais d'affranchissement ou de déplacements, réside dans le fait que les accusés de réception parviennent, en règle générale, à la collectivité quelques minutes après la transmission des actes au Contrôle de Légalité.

Les actes ainsi télétransmis ont la même valeur juridique que les documents papiers. Article 139 de la loi n° 2004-809 du 13 août 2004 relative aux libertés et responsabilités locales, décret n° 2005-324 du 7 avril 2005, arrêté du 26 octobre 2005).


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Quels sont les documents concernés :

L’application "ACTES" est capable de gérer l’ensemble des actes d’une collectivité, mais il est prévu de démarrer avec les actes les plus simples, tels que les décisions en matière de fonction publique territoriale et les délibérations.

Les actes d’urbanisme, les marchés et les documents budgétaires sont actuellement exclus en raison de la difficulté de reproduire les pièces annexes.

Les services préfectoraux et la collectivité fixent ensemble la nature des actes à transmettre dans la “convention de raccordement” signée au moment de la mise en œuvre de la dématérialisation.


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Le service proposé par le Centre de Gestion :

En concertation avec les services préfectoraux, et afin de mutualiser à l'échelle du département les coûts d’installation et de fonctionnement des outils nécessaires à la  dématérialisation, le Centre de Gestion a passé un marché avec un tiers de  télétransmission homologué : SICTIAM dans le cadre duquel ce dernier s’engage :

  • à fournir sur ses serveurs un accès à une plate-forme de dématérialisation (STELA) dédiée aux collectivités du Tarn et Garonne,
  • à déléguer au Centre de Gestion toutes les actions d’administration, de formation et d’assistance sur cette plate-forme.

La phase d'installation et de test étant terminée, le Centre de Gestion est aujourd'hui en mesure de proposer aux collectivités du département une convention “Dématérialisation des Procédures” leur permettant de bénéficier des services suivants :

  • la fourniture d’un accès illimité*1 à la plate-forme STELA,
  • le paramétrage de la collectivités et des utilisateurs sur la plate-forme,
  • l'installation et le paramétrage de l’accès à la plate-forme sur les postes de la collectivité,
  • l’assistance à la souscription et à l’installation de certificats électroniques,
  • la formation et l'assistance des utilisateurs.

Ces prestations sont assurées par les techniciens du Service Informatique du Centre de Gestion qui assurent depuis 18 ans l'assistance informatique des collectivités du département.

Pour réduire les coûts d'acquisition de certificats électroniques nécessaires à l'utilisation de la plate-forme, le Centre de Gestion a également pris la compétence d'Autorité d'Enregistrement Déléguée, auprès de CHAMBERSIGN.
A ce titre, il est en mesure de préparer les formalités de souscription et assure la délivrance en face à face et l'installation des certificats sur sites.


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Le coût de ce service :                         

Une partie des investissements nécessaires à la mise en place de ce nouveau service du Centre de Gestion a été cofinancée par le FEDER et la Région Midi-Pyrénées, dans le cadre du Programme Régional d'Actions Innovatrices (PRAi).

Ce cofinancement et la mutualisation des moyens ont permis de réduire considérablement les coûts d'installation et d'exploitation de la plate-forme.

Depuis juillet 2010, l'adhésion à cette plateforme ouvre également droit, sans surcoût, à un accès à la plateforme de dématérialisation des Marchés-Publics.

La souscription à la convention avec le Centre de Gestion donne lieu :
  • à des frais d'installation forfaitaires payables seulement la première année, de 185.64 €,
  • à un abonnement annuel par utilisateur identifié et formé sur la plateforme de 87.36 € par personne et par an.

Ces tarifs (pour 2016) s'entendent toutes charges et frais de déplacement compris, et n'incluent pas la fourniture de certificats électroniques.

Grâce à la mise en place d'un partenariat avec la CCI de Montauban, le Centre de Gestion du Tarn et Garonne est également en mesure de fournir aux collectivités adhérentes des certificats électroniques RGS ** Chambersign.  Plus de détails ici ...


 

 

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Quand et comment démarrer :

Concernant les pré requis matériels, la solution fonctionne sur les postes équipés de Windows 2000 ou supérieur, d'un navigateur et d'un accès Internet Haut Débit.

Pour pouvoir démarrer (avec la solution retenue par le Centre de Gestion),  la collectivité doit :

  1. Prendre une délibération pour la transmission dématérialisée des actes,
  2. Signer une "convention Dématérialisation des Procédures” avec le CDG82.
  3. Signer une "convention de raccordement” avec la Préfecture (ou Sous-préfecture) qui précisera notamment :
    • le dispositif de télétransmission retenu (STELA),
    • le type d’actes à transmettre,
    • la date de début des télétransmissions.
  4. Se procurer au moins 1 certificat électronique RGS **.

Bien entendu, le Centre de Gestion assure l'accompagnement des collectivités dans l'établissement de ces formalités.

Si vous souhaitez adhérer à ce service, ou obtenir des précisions complémentaire, n’hésitez pas à nous contacter au 05.63.21.62.00 ou par courriel à l'aide du formulaire disponible ici.

Cette communication n'engage que son auteur. La Commission Européenne n'est pas responsable de l'usage qui pourrait être fait des informations contenues dans cette communication.


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