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Secrétaire de la Maison des Solidarités de Grisolles

  • Fonction : Secrétaire de la Maison des Solidarités de Grisolles
  • Grade : Adjoint administratif
    ou
    un(e) Adjoint adm. principal de 2ème classe
    ou
    un(e) Adjoint adm. principal 1ère classe
  • Catégorie : C
  • Collectivité : Conseil Départemental de Tarn et Garonne
  • Ville : MONTAUBAN CEDEX
  • Code postal : 82013
  • Date publication : 22-06-2017
  • Référence de l'offre : 82170134
  • Type de temps de travail : Temps complet
  • Mode de recrutement : Statutaire - à défaut contractuel
  • Détail de la mission :

    Le secrétariat de la Maison des Solidarités est un service d'ordre, c'est-à-dire qu'il permet d'être un point de repère pour l'ensemble des personnels D.S.D. et des partenaires. Le ou la secrétaire assure la prise en charge administrative globale de l'usager, ainsi que la gestion administrative du secrétariat et de son environnement. Pivot de la bonne transmission de l'information et à ce titre, il ou elle se doit d'être clair(e) et précis(e) dans ses messages.

    Accueil physique et téléphonique (accueil, orientation, prise de rendez-vous) ;
    Traitement des informations et réalisation de documents (traitement courrier, prise de notes, frappe rapports, courriers, production de documents, gestion et relais d'informations, classement et archivage des documents et des dossiers...) ;
    Suivi du planning de présence des travailleurs médico-sociaux ;
    Gestion des dossiers administratifs et médico-sociaux des usagers ;
    Gestion des produits et du matériel (commandes diverses...) ;
    Participation aux réunions, au projet de développement du système d'information et d'informatisation, collaboration à la recherche de solutions en cas de dysfonctionnement... ;
    Appliquer les procédures en vigueur (cf référentiel secrétariat), mettre à jour les dossiers, les listings, assurer la sauvegarde et les mises à jour ;
    Organiser son travail en fonction des priorités et réagir rapidement aux absences imprévues (information de l'usager et report de permanences) ;
    Anticiper et gérer les relations difficiles ;
    Gérer la multiplicité des appels : filtrer, orienter, mesurer l'urgence,... ;
    Faciliter le parcours social de la personne.
  • Profil du poste :
    maîtrise des logiciels traitement de texte, tableur et techniques de secrétariat (dactylographie) ;
    organisation, polyvalence et réactivité ;
    notions de calcul et de statistiques ;
    connaître les types de classement : alphanumérique, ... ;
    savoir utiliser les répertoires informatiques sur son poste et en réseau ;
    savoir utliser les outils bureautiques, les logiciels dédiés (Open Office, Word, Excel,...), internet, intranet pour communiquer et faire des recherches,... ;
    capacités d'écoute, travail en équipe, discrétion et autonomie.
  • Adresse de dépôt des candidatures :

    Monsieur le Président du Conseil Départemental de Tarn-et-Garonne
    Direction des Ressources Humaines
    100 Boulevard Hubert Gouze - BP 783
    82013 MONTAUBAN CEDEX
  • Pièces à joindre : 1 C. V. récent et détaillé - 1 Lettre de motivation - 1 Justificatif réussite concours - 1 le cas échéant, dernier arrêté
  • Date limite de dépôt des candidatures : 30-06-2017
  • Affiche de l'offre d'emploi
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