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  En savoir plus sur l’archivage

Selon le livre II du Code du patrimoine : " Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité".

Intérêts du document d'archives

Intérêts archivage CDG82


Un large périmètre couvert par les archives...

Nature

  • Documents écrits (manuscrits et imprimés)
  • Documents iconographiques (plans, photographies, cartes postales, affiches…)
  • Documents dits "archives nouvelles" : archives électroniques, documents sonores ou audiovisuels (données sous formats informatiques, cassettes, disquettes, bandes magnétiques CD-ROM, DVD, disques durs…) 

3 périodes (pour les communes) 

  • Archives anciennes : documents produits par les institutions de l’ancien régime jusqu’en 1789.La majeure partie de ces documents sont collectés et précieusement conservés et valorisés par les Archives départementales. Toutefois, les archives anciennes restées en communes doivent être traitées avec attention du fait de leur intérêt historique et de leur état de conservation souvent fragilisé.
  • Archives modernes : Documents produit par les administrations entre 1790 et 1982. Les archives anciennes et modernes sont classées en séries thématiques selon le cadre de classement de 1926.
  • Archives contemporaines : Documents produits de 1983 à nos jours. L’année 1983 correspond à la promulgation des lois de décentralisation qui ont contribué à un fort accroissement de la production documentaire locale. La circulaire de la Direction des Archives de France du 8 mars 1983 propose un système de classement en continu avec une cotation alphanumérique "W ".

3 âges

  • Archives courantes (1er âge) : Il s’agit des documents relatifs aux affaires en cours. Ils sont fréquemment consultés ou alimentés par les services producteurs et sont conservés dans les bureaux ou à proximité.
  • Archives intermédiaires (2e âge) : dossiers clos dont la durée d’utilité administrative n’est pas encore échue. Ces dossiers peuvent être ponctuellement consultés à des fins administratives ou juridiques.
  • Archives définitives (3e âge) : A l’issu de la période intermédiaire, les dossiers ayant pour sort final la conservation illimitée deviennent des archives définitives. Démunies de tout intérêt administratif, elles auront toutefois une valeur juridique ou historique et seront conservées pour la recherche scientifique.

Bon à savoir : Les archives ne sont pas que les anciens documents, sans aucun intérêt administratif. Le périmètre de l’archivage couvre toute la production documentaire, du document le plus récent au plus ancien.

Des obligations légales de gestion

Les archives publiques sont les documents qui procèdent de l'activité de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public…Les documents qui procèdent de la gestion d'un service public ou de l'exercice d'une mission de service public par des personnes de droit privé ; Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels et les registres de conventions notariées de pacte civil de solidarité. L211-4 du code du patrimoine

Les collectivités et établissements publics produisent des archives publiques et sont par conséquent soumis à des obligations légales concernant leur gestion et leur conservation.

En effet, elles sont propriétaires de leurs archives et en assurent elles-mêmes la conservation et la mise en valeur sous le contrôle scientifique et technique de l’Etat.  Selon le deuxième alinéa de l’article L. 2321-2 du Code général des collectivités territoriales, les frais de conservation des archives communales sont compris dans les dépenses obligatoires des communes. Le classement des archives communales ne peut être confié à des agents non qualifiés ou à des bénévoles (associations ou particuliers).

Les archives relèvent du domaine des biens publics mobiliers de la collectivité et sont par conséquent inaliénables, imprescriptibles et inexportables. Ces dernières sont placées sous la responsabilité civile et pénale du maire/président.

En vertu de l’art. L211-2 du Code du Patrimoine, la conservation des archives est organisée dans l'intérêt du public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche".